Легализация и апостиль
В случаях, когда граждане Казахстана за рубежом устраиваются на работу, поступают в учебные заведения, заключают брак, участвуют в создании компаний и т.п., - от них могут потребовать представить соответствующие казахстанские документы, например, об образовании или семейном положении. Для того, чтобы документы признавались и принимались к рассмотрению, как правило, их необходимо легализовать. Такое же требование распространяется на иностранные документы, представляемые в Казахстане. Обращаем Ваше внимание на то, что копия иностранного документа или его перевод на русский язык могут быть заверены в нотариальных конторах на территории Казахстана только после легализации данного документа в установленном порядке.
Апостиль или упрощённая форма легализации. Апостиль - специальный штамп на официальных документах, выданных государственными органами стран, участниц Гаагской конвенции 1961 года, подтверждающий подлинность поставленной на документе подписи компетентного должностного лица и занимаемой им должности в отделе легализации, а также подтверждающий подлинность печатей и штампов уполномоченных органов государственной власти. Кроме того, апостиль подтверждает соответствие, поставленных на документе печатей и штампов, требованиям действующего законодательства исходящей страны с целью использования документа на территории другого государства. Проставить апостиль на документ возможно в том случае, если он предназначен для предъявления в стране, подписавшей соглашение Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов совершённой 5 октября 1961 года, согласно которому и была введена упрощённая форма легализации или апостиль. До принятия Гаагской конвенции, легализация представляла собой длительную и сложную юридическую процедуру. Принятие новой формы легализации (апостиль) значительно упростило подтверждение подлинности документа. Именно поэтому апостиль ещё называют упрощённой формой легализации.
Можно ли проставить апостиль на документе, который предназначен для использования в стране, не подписавшей Гаагскую конвенцию 1961 года?
Международное право запрещает подобную процедуру. В случае если страна, в которую будет отправлен документ, не является участником Гаагской конвенции, альтернативой апостилю служит процедура полной или частичной консульской легализации. Консульская легализация заключается в юридическом подтверждении подлинности документа в Министерстве юстиции Казахстана, Департаменте консульской службы при Министерстве Иностранных дел и в консульском отделе посольства той страны, в которую направляется документ.
Другими словами, консульская легализация необходима для предоставления документа в официальные органы иностранного государства, которое не является участником Гаагской конвенции принятой 5 октября 1961 года.
В зависимости от категории документа, процедура консульской легализации осуществляется для оригинала документа или нотариально заверенной копии документа оформленной должным образом в нотариальной конторе.
Как правило, международное право требует выполнить перевод документа на язык той страны, в которую намечается его отправить. В случае, если на легализацию подаётся нотариально заверенная копия документа, необходимо выполнить перевод документа и нотариального штампа, подтверждающего верность копии и подлинника документа, на язык той страны в которую предназначен документ.
Обычно, нотариально заверенный перевод требуется для следующих документов: доверенности, финансовая документация, выписки из торговых реестров, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетельство о разводе, свидетельство о перемене фамилии, справки об отсутствии судимости, согласие родителей на выезд несовершеннолетнего ребёнка в сопровождении одного из родителей, дипломы и прочие подобные документы.
Нотариально заверенный перевод выполняется дипломированным переводчиком. Переводчик приходит в нотариальную контору, имея при себе личные документы (заверенная копия диплома, фотокопия паспорта), подтверждающие его знания соответствующего языка, и расписывается за верность выполненного перевода в реестровой книге нотариуса.
В присутствии нотариуса или лица, назначенного нотариусом, переводчик ставит свою подпись и таким образом, подтверждает, что перевод выполнен, верно, и полностью соответствует подлиннику документа.
Нотариально заверенный перевод состоит из следующих элементов: оригинал документа или нотариально заверенная копия документа, перевод документа на соответствующий иностранный язык и так называемый нотариальный лист, на котором указывается удостоверительный штамп нотариуса, фамилия, имя и отчество переводчика, выполнившего перевод.
Консульская легализация необходима в случае: вступления в брак с иностранным гражданином, переезда на постоянное место жительство в другую страну, открытия банковского счёта за границей, продолжения образования в другой стране и прочих случаях, когда возникает необходимость взаимодействия с государственными органами иностранных государств.
Перед поездкой за границу на учебу, работу или для постоянного проживания следует заблаговременно легализовать свои документы. В первую очередь это относится к документам об образовании, свидетельствам, выданным органами ЗАГС, документам, касающимся имущественных отношений и вопросов социального обеспечения. Тем, кто планирует заключить брак с иностранным гражданином за пределами Казахстана, рекомендуем заранее получить и легализовать документы, необходимые для этого в соответствии с законодательством государства, в котором предполагается регистрация брака.
Обращаем Ваше внимание на то, что казахстанские консульские загранучреждения в соответствии с двусторонними консульскими конвенциями, заключенными Казахстаном с иностранными государствами, как правило, не регистрируют браки, в которых лишь одна из сторон имеет казахстанское гражданство. В таких случаях брак может быть заключен в уполномоченных органах государства пребывания. Для того, чтобы выданные ими свидетельства о браке признавались на территории Казахстана, их следует легализовать в дипломатическом представительстве или консульском учреждении Казахстана, если иное не предусмотрено международным договором, в котором она участвует.
Казахстанским гражданам, выезжающим за границу для заключения брака и/или проживания с супругом-иностранцем, рекомендуем заранее ознакомиться с особенностями правового положения иностранцев в государстве пребывания. Следует иметь в виду, что в отдельных государствах права и обязанности супругов-иностранцев регламентируются законодательством отлично от казахстанского права. Особое внимание необходимо уделить вопросам правового статуса детей, родившихся в браках с иностранцами, в том числе порядку приобретения ими казахстанского гражданства, а также тому, как местное законодательство определяет права родителей и детей в случае развода.
Рекомендуем гражданам, прибывшим в иностранное государство с целью учебы зарегистрироваться в ближайшем к месту Вашего жительства казахстанском дипломатическом представительстве или консульском учреждении.
Все казахстанские компании, занимающиеся оформлением выезда казахстанских граждан на работу за рубеж, должны иметь соответствующую лицензию. Лицензия должна находиться в офисе фирмы на видном месте. Не доверяйте ксерокопиям, рассказам о недавнем переезде или потере лицензии, это свидетельствует о неблагонадежности организации. Консультации относительно иностранных компаний можно получить в Информационно-консультационной группе Консульского департамента МИД Казахстана.
Перед тем, как подписать договор, убедитесь, что он написан на понятном языке и все пункты ясны. В случае сомнений обратитесь к независимому юристу за консультацией. В договоре должны быть указаны: название фирмы, в которой вы будете работать, ее адрес и телефон, имя работодателя. Обязательно оговариваются условия работы, трудовые обязанности и оплата труда, а также социальные гарантии, которые обеспечивает работодатель.
Полная консульская легализация состоит из трёх этапов: удостоверение в органах Министерства юстиции Казахстана, Министерства иностранных дел Казахстана (консульский департамент) и в консульском отделе посольства страны, в которую предоставляется документ.
Таким образом:
Нотариус свидетельствует верность копии подлиннику документа и подписи дипломированного переводчика, выполнившего перевод документа (юридическим доказательством знания переводчиком соответствующего языка является диплом о высшем лингвистическом образовании);
Министерство юстиции Казахстана свидетельствует подлинность печати и подписи нотариуса;
Департамент консульской службы Министерства иностранных дел Казахстана удостоверяет подлинность печати и подписи компетентного должностного лица Министерства юстиции Казахстана;
Консул или должностное лицо, назначенное консулом страны, в которую направляется документ, подтверждает подлинность подписи и печати сотрудника консульской службы Министерства иностранных дел РК.
Необходимо заметить, что существуют категории документов, которые не подлежат ни проставлению штампа «апостиль», ни консульской легализации. Некоторые, в основном коммерческие документы, например договор или контракт не подлежат процедуре проставления штампа «апостиль» или консульской легализации. Такие документы передаются на рассмотрение в Торгово-промышленную палату Казахстана, а затем в консульство той страны, в которой предполагается использование легализованного документа.
Таблица 1
(информация представлена в алфавитном порядке по состоянию на 1 ноября 2005 года)
| Азербайджан Албания Алжир Армения Беларусь Болгария Босния и Герцеговина Венгрия Вьетнам Греция Грузия Ирак Италия |
Йемен Кипр Киргизия Китай КНДР Куба Латвия Литва Македония Молдова Монголия Польша |
Румыния Россия Словакия Словения Таджикистан Тунис Туркменистан Узбекистан Украина Финляндия Хорватия Чехия Эстония |
В то же время, не следует забывать, что даже в случае наличия между Казахстаном и страной, где предполагается использовать документ, двухстороннего соглашения об отмене легализации документов, иногда она все равно требуется. Заранее выясняйте требования у организации, в которую вы планируете предоставить документы!
ВНИМАНИЕ! Международная переводческая компания «EPMG» оказывает только услуги апостилизации.
Апостиль - это специальный штамп, проставляющийся на официальных документах некоммерческого содержания, исходящих от учреждений и организаций стран-участниц Гаагской конвенции (подписана 5 октября 1961 года), и удостоверяющий его подлинность за границей.
Виды легализации документов
Существует два вида легализации документов: консульская легализация и упрощенная легализация, путем проставления штампа «Апостиль». международная переводческая компания «EPMG» производит только упрощенную легализацию, путем проставления штампа «Апостиль».
Консульская легализация - применятся при документообороте с организациями, происходящими из стран, не являющимися участницами Гаагской конвенции.
Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.
Документ сначала поступает в Министерство юстиции Казахстана (сектор легализации), потом он легализуется в Департаменте консульской службы МИД РК, а затем в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого предполагается его использование.
Консульская легализация является достаточно сложной процедурой, требующей значительных затрат. При этом документ является действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала, в отличие от упрощенной легализации, при которой документ приобретает юридическую силу на территории всех государств, присоединившихся к Гаагской конвенции.
Упрощенная легализация, путем проставления штампа «Апостиль», применяется при документообороте с организациями, происходящими из стран, присоединившихся к Гаагской конвенции (см. таблицу 2).
Казахстанские документы легализуются как в подлинниках, так и в нотариально заверенных копиях, причем копии документов должны быть изготовлены не путем копирования, а надлежаще оформленным образом - текст нотариального заверения необходимо набрать на компьютере (не штамп) и распечатать на чистом листе, а не на официальном бланке.
Проставление штампа «Апостиль» осуществляется на документах, исходящих от нотариуса, административных и судебных органов; свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния; документах, исходящих от органов или от должностных лиц, подчиняющихся юрисдикции государства.
Кроме того, штамп «Апостиль» может быть проставлен на уставах и учредительных документах; патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления.
Необходимо помнить, что штамп «Апостиль» не ставится на документы, оформленные дипломатическими и консульскими агентами. Эти документы следует легализовывать обычным консульским путем!
Таблица 2
Государства, присоединившиеся к Гаагской конвенции, в которых отменена обязательная консульская легализация и введена упрощенная легализация, путем проставления штампа «Апостиль»
(информация представлена в алфавитном порядке по состоянию на 1 ноября 2005 года)
| Австралия Австрия Азербайджан Албания Андорра Антигуа и Барбуда Аргентина Армения Багамские острова Барбадос Белоруссия Белиз Болгария Бельгия Ботсвана Босния и Герцеговина Бруней-Дурассалам Великобритания* Венгрия Венесуэла Германия Острова Гилберта и острова Эллис Гренада Греция Гондурас Доминика Израиль Индия Ирландия Исландия |
Испания Италия Кипр Китай** Латвия Лесото Либерия Литва Лихтенштейн Люксембург Маврикий Македония Малави Мальта Маршалловы острова Казахстан Колумбия Мексика Монако Намибия Нидерланды Ниуэ Норвегия Новая Зеландия Панама Польша Португалия Румыния Россия Эль-Сальвадор |
Сент-Кристофер и Невис Сент-Люсия Свазиленд Сейшельские острова Сербия и Черногория Словения Словакия США Суринам Тонга Турция Тринидад и Тобаго Фиджи Чехия Финляндия Франция Хорватия Швейцария Швеция Украина Эквадор Эстония ЮАР Япония |
* - включая: Джерси, Бейлиуик, Гернси, Гибралтар, Остров Мен, Монтсеррат, Бермуды, Святая Елена (Нидерландские Антильские острова), Новые Гебриды, Острова Терке и Кайкос, Каймановы острова, Виргинские острова, Фолклендские острова.
** - только на территории Гонконга и Макао.
Нужно обратить внимание на то, что многие государства, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, принимают к рассмотрению документы, на которых проставлен штамп «Апостиль». В то же время, в ряде стран не обладают юридической силой документы, исходящие из вновь присоединившихся к конвенции участников, даже при наличии штампа «Апостиль». Заранее выясняйте требования у организации, в которую вы планируете предоставить документы!
Кроме того, следует учесть, что некоторые, в основном коммерческие (например договора или инвойсы), документы не подлежат процедуре консульской легализации или проставлению штампа «Апостиль». Для их легализации существует отдельная процедура – рассмотрение в Торгово-промышленной палате РК, а затем в консульстве страны, в которой предполагается использование легализованного документа.
Процедура апостилизации документов международной переводческой компанией «EPMG»
Данная процедура достаточно проста и потребует от вас минимальных временных затрат. Вы привозите документы в компанию лично, выписываете доверенность на сотрудника компании для апостилизации, либо высылаете их нам по факсу или электронной почте, и наши специалисты убеждаются в возможности осуществления процедуры апостилизации. В ряде случаев потребуется консультация в государственных органах, в результате которой дается официальное заключение.
После чего мы связываемся с вами для получения документов (как на русском, так и с нотариально заверенным переводом на иностранном языке) и оплаты услуг и передаем их в соответствующие государственные органы для осуществления процедуры легализации. Вам остается только дождаться, когда сотрудник компании свяжется с вами и договорится об устраивающем вас времени передачи легализованных документов.
Следует учесть, что практически во всех странах мира, официальные документы должны предоставляться на государственном языке. В случае необходимости, специалисты компании «EPMG» осуществят как прямой (с иностранного языка), так и обратный (на иностранный язык) профессиональный перевод документов, предоставляемых на легализацию.
Оптимальным вариантом является проставление штампа «Апостиль» на документ на русском языке/казахском, поскольку осуществить перевод легализованного документа можно достаточно легко и быстро как на территории Казахстана, так и в стране, где он будет предоставлен.
